Tölvupóstur og streita – hver er við stjórn?

Hefur þú hugleitt hvaða áhrif tölvupósturinn hefur á þig og hvernig hann stýrir vinnunni þinni? Þetta tól sem er ætlað að vera hjálpartæki til að auðvelda samskipti og upplýsingagjöf, verður oft að stórum streituvaldi.

Hvers vegna tölvupóstur veldur streitu?

• Skapar tíðar truflanir sem brjóta upp einbeitingu.

• Of margar beiðnir og fyrirspurnir sem hrannast upp.

• Skortur á forgangsröðun – allt virðist mikilvægt!

• Flytur oft óljós skilaboð sem skapa óvissu og rugling.

Það er þitt að stýra hvernig þú hagar vinnunni þinni. Taktu því stjórn á inboxinu svo þú verðir skilvirkari í vinnunni og email-streitan minnkar.

5 einföld ráð til að takast á við tölvupóstinn:

1. Settu skýrar reglur um hvenær þú opnar póstinn: Hafðu fasta tíma yfir daginn þar sem þú skoðar og svarar tölvupóstum frekar en að vera stöðugt að skoða póstinn. Þannig minnkar þú stöðugar truflanir og einbeitir þér betur að verkefnum þínum.

   
   

2. Notaðu "Zero Inbox" nálgunina: Markmiðið er ekki endilega að hafa alltaf tómt pósthólf heldur að vinna reglulega úr tölvupóstum þannig að þú ákveðir hvernig þú afgreiðir þá og flokkar þá eftir mikilvægi s.s.:

   • Lesnir og merktir sem afgreiddir.

   • Settir í möppur sem óafgreiddir og í flokkaðir þannig að þú eigir auðvelt með að fara yfir þá síðar.

   • Merktir sem ákveðin verkefni sem þú ætlar að klára síðar.

3. Skýr samskipti: Því skýrari sem skilaboðin þín eru, því minni líkur eru á að þú fáir „reply“ pósta sem þú þarft að fylgja eftir með nánari skýringum eða svörum. Vertu nákvæm/ur, takmarkaðu notkun á „reply all“ og hafðu efni póstsins eins skýrt og hnitmiðað og mögulegt er.

   
   

4. Stjórnaðu væntingum: Ekki finnast þú þurfa að svara öllum póstum strax! Útskýrðu fyrir samstarfsfólki að þú skoðir póstinn þinn á ákveðnum tímum og að þú fylgist lítið með eða svarir ekki tölvupóstinum utan vinnutíma - þannig dregur þú úr væntingum um að þú svarir strax. 

   
   

5. Verndaðu orku og einbeitingu: Þegar þú opnar póstinn, ákveddu þá hvernig þú ætlar að vinna úr hverju skeyti fyrir sig og forðastu að láta þig reka milli tölvupósta án þess að taka afstöðu til þess hvernig þú ætlar að klára hvert mál. Getur t.d. prófað „tveggja mínútna regluna“ – þ.e. ef hægt er að svara innan tveggja mínútna, gerðu það þá strax; ef ekki, flokkaðu þá póstinn sbr. að ofan og settu á viðeigandi verkefnalista.

Hugsaðu um tölvupóstinn sem tól, ekki yfirboðara!

Tölvupósturinn ætti að auðvelda þér vinnu og samskipti - ekki stjórna deginum þínum. Með því að tileinka þér einfaldar vinnureglur geturðu dregið úr streitu og aukið skilvirkni og vellíðan í vinnunni.

Fyrir spurningar um streituráðgjöf, streitumarkþjálfun eða leiðir til að forðast streitu til framtíðar, hafðu sambandi á streita@streita.is.